Analisis Kebutuhan Diklat

PENGERTIAN KEBUTUHAN DIKLAT

Kebutuhan menurut Briggs (AKD LAN, 2005 ) adalah “ketimpangan atau gap antara apa yang seharusnya dengan apa yang senyatanya”. Gilley dan Eggland ( AKD LAN, 2005 ) menyatakan bahwa kebutuhan adalah “kesenjangan antara seperangkat kondisi yang ada pada saat sekarang ini dengan seperangkat kondisi yang diharapkan”. Dalam dunia kerja, kebutuhan juga diartikan sebagai masalah kinerja.

Diklat mempunyai arti penyelenggaraan proses belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tugas dan jabatan tertentu. Kebutuhan diklat adalah jenis diklat yang dibutuhkan oleh seorang pemegang jabatan atau pelaksana pekerjaan tiap jenis jabatan atau unit organisasi untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap dalam melaksanakan tugas yang efektif dan efisien (Dephutbun dan ITTO,2000). Sedangkan menurut Lembaga Administrasi Negara kebutuhan diklat adalah kekurangan pengetahuan, ketrampilan dan sikap seorang pegawai sehingga kurang mampu melaksanakan tugas, tanggung jawab, wewenang dan haknya dalam suatu satuan organisasi. Dengan demikian kebutuhan diklat dapat diartikan sebagai kesenjangan kemampuan pegawai yang terjadi karena adanya perbedaan antara kemampuan yang diharapkan sebagai tuntutan pelaksanaan tugas dalam organisasi dan kemampuan yang ada.

Konsep dasar pemikiran kebutuhan diklat adalah adanya deskrepansi kemampuan kerja. Sesuai dengan tingkatan dalam pengungkapan kebutuhan diklat maka deskrepansi dapat terjadi pada seseorang pejabat/pelaksana pekerjaan terhadap tugas di dalam organisasi, jabatan maupun terhadap tugas individu. Secara umum deskrepansi kemampuan kerja diilustrasikan sebagai berikut: Diskrepansi kemampuan kerja dinyatakan perbedaan antara kemampuan kerja seseorang pada saat kini dengan kemampuan kerja yang diinginkan atau seharusnya yang umumnya juga di kenal kemampuan kerja standar/baku.

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBUTUHAN DIKLAT

Faktor yang mempengaruhi kebutuhan diklat dapat dikelompokan menjadi 2 yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal dalam organiasi yang mempengaruhi kebutuhan diklat adalah :

1. Mutasi Jabatan

Seseorang yang dimutasi dari kedalam jabatan yang lebih tinggi dituntut memiliki kompetensi yang sesuai dengan jabatan tersebut. Jika terdapat beberapa kompetensi yang belum dimiliki maka diperlukan upaya untuk memenuhi kompetensi tersebut. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah melalui kegiatan diklat.

2. Perluasan atau pembentukan orgnasisasi baru.

Perluasan atau pembentukan organisasi baru akan memerlukan sumberdaya manusia yang akan ditempatkan pada unit tersebut. Hal ini merupakan salah satu faktor timbulnya kebutuhan diklat dalam sebuah organisasi.

3.      Perkembangan lmu Pengetahuan dan teknologi baru.

Contohnya ketika ditemukannya dan digunakannya komputer maka dibutuhkanlah diklat di bidang komputer.

4.      Kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan sikap.

Pegawai yang ditempatkan pada bidang tertentu yang belum pernah sama sekali dia kuasai, dimana pengetahuan, keterampilan dan sikapnya dibawah standar yang diharapkan.

Sedangkan faktor eksternal yang mempengaruhi timbulnya kebutuhan diklat adalah :

1.      Peraturan perundangan.

2.      Keadaan ekonomi

3.      Sikap masyarakat.

 

JENIS TINGKATAN KEBUTUHAN DIKLAT

Tidak semua masalah kinerja dapat dipecahkan dengan diklat. Diklat dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan kurangnya pengetahuan, keterampilan, dan sikap. Berdasarkan tingkat kebutuhannya, Kebutuhan Diklat dibedakan menjadi Kebutuhan Tingkat Organisasi, Tingkat Jabatan dan Tingkat Individu.

1.      Kebutuhan Diklat Tingkat Organisasi

Kebutuhan Diklat Tingkat Organisasi merupakan himpunan data umum dari bagian atau bidang yang mempunyai kebutuhan Pelatihan.

2.      Kebutuhan Diklat Tingkat Jabatan

Adanya kesenjangan KSA (knowledge, Skill, Attitude) yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan baik yang bersifat periodik/ insidentil. Kebutuhan Diklat tingkat jabatan dapat diketahui dengan mempergunakan analisis misi, fungsi, tugas dan sub tugas yang diuraikan menjadi kompetensi-kompetensi. Kemudian kompetensi-kompetensi itu dikelompokkan sedemikan rupa sehingga menghasilkan standar diklat untuk tiap-tiap jabatan.

3.      Kebutuhan Diklat Tingkat Individu

Berkaitan dengan siapa dan jenis diklat apa yang diperlukan. Kebutuhan Diklat tingkat individu dapat disusun dengan mempergunakan TNA Tool (Training Needs Assessment), yakni dengan membandingkan kesenjangan standar kompetensi dalam jabatan terhadap kompetensi yang dimiliki oleh seorang PNS yang bekerja dalam unit jabatan tersebut.

FUNGSI DAN MANFAAT ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT

Hasil Analisis Kebutuhan Diklat adalah identifikasi kesenjangan kinerja atau  performance gap. Kesenjangan kinerja tersebut dapat diidentifikasi sebagai perbedaan antara kinerja yang diharapkan dan kinerja aktual individu. Kesenjangan kinerja dapat ditemukan dengan mengidentifikasi dan mendokumentasi standar atau persyaratan kompetensi yang harus dipenuhi dalam melaksanakan pekerjaan dan mencocokkan dengan kinerja aktual individu tempat kerja. Adapun fungsi dari analisis kebutuhan diklat adalah :

1. Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja;
2. Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context;
3. Medefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang operasional;
4. Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan;
5. Memberi data untuk keperluan perencanaan

Ada beberapa manfaat yang dapat diambil dari kegiatan analisis kebutuhan diklat, yaitu manfaat langsung dan tidak langsung.

Manfaat langsung adalah :

1. Menghasilkan program diklat yang disusun sesuai dengan kebutuhan organisasi, jabatan dan individu.
2. Sebagai dasar penyusunan program diklat yang tepat.
3. Menambah motivasi peserta diklat dalam mengikuti diklat karena sesuai dengan minat dan kebutuhannya.

Sedangkan manfaat tidak langsung adalah :

1.      Menjaga produktivitas kerja

2.      Meningkatkan produktivitas dalam menghadapi tugas-tugas baru.

3.      Efisiensi biaya organisasi